Heb je je ooit afgevraagd waarom bij het versturen van een mailing sommige e-mails niet aan lijken te komen bij je leden/donateurs? Het antwoord kan liggen in een verborgen strijd die plaatsvindt tussen de e-mailservers van grote bedrijven zoals Gmail, hotmail, Yahoo en anderen, en de beruchte slechteriken van het internet: spammers.
Laten we het even simpel uitleggen. Stel je voor dat je een brief stuurt naar een vriend. Maar voordat die brief zijn bestemming bereikt, moet hij langs een heleboel postkantoren. Nu, sommige van die postkantoren hebben een speciale taak: ze moeten kijken of de brief wel echt is en geen reclame, rare dingen of erger nog, gevaarlijke inhoud bevat. Deze postkantoren worden e-mailservers genoemd, en ze doen hun best om te voorkomen dat spam in jouw inbox belandt.
Maar hier komt het lastige deel: spammers zijn als boeven die proberen de postkantoren te slim af te zijn. Ze bedenken steeds nieuwe trucjes om hun spam door de filters te loodsen en rechtstreeks in jouw inbox te belanden. Dit zorgt ervoor dat de e-mailservers voortdurend bezig zijn met het aanpassen en verbeteren van hun filters om deze ongewenste e-mails buiten te houden.
En wat betekent dit allemaal voor jou als gebruiker van een mailingprogramma? Soms kan het betekenen dat een legitieme e-mail per ongeluk als spam wordt gemarkeerd en in de spammap van de ontvanger belandt. Dit kan frustrerend zijn, maar het is eigenlijk een teken dat de ontvangende e-mailservers hun best doen om jou te beschermen tegen de vervelende spam.
Dus, de volgende keer dat je je afvraagt waarom die belangrijke e-mail niet lijkt aan te komen, onthoud dan dat er achter de schermen een intense strijd gaande is tussen de goede jongens en de slechteriken van het internet.

Er zijn een aantal dingen die je kan doen om te zorgen dat zoveel mogelijk mail gewoon in de inbox van je ontvangers komt. 

1) Technisch:
In een SPF DNS TXT record van een domeinnaam (kort: een SPF record) kan je omschrijven welke servers namens jouw domeinnaam e-mails mogen versturen. SPF staat voor Sender Policy Framework.

Een ontvangende server kan onder andere op basis van het SPF-record besluiten om een e-mail door te laten, in spam te plaatsen of te weigeren. Zorg dat je een geldig SPF record hebt ingesteld op jouw domein. 

En weet je vanaf dat moment danzeker dat al je mails juist worden afgeleverd?
Het antwoord daarop is: Nee.....helaas.
Een SPF-record draagt zeker bij aan de juiste aflevering van een e-mail. Maar geen garantie. 

2) De mail zelf:

Houd onderstaande regels goed in de gaten om te voorkomen dat jouw mailing hoge spam score krijgt:

• Stuur zoveel mogelijk gepersonaliseerde mails. Hierdoor zijn alle verstuurde mails uniek, niet-gepersonaliseerde mails zijn identiek aan elkaar, wat kan leiden tot een hogere score.
• Let op je onderwerp regel: Gebruik geen hoofdletters of leestekens of typische spam woorden (free, gratis, sex,.…).
• Gebruik in je tekst niet teveel uitroeptekens, leestekens, hoofdletters of witregels.
• Voeg liever geen bijlagen toe aan je mail.
• Pas niet teveel verschillende kleuren, lettertypes of lettergroottes toe.
• Let op de verhouding afbeelding/tekst. Gebruik niet te veel verschillende kleuren, lettertypes of lettergroottes en let op de verhouding afbeelding/tekst. Je uitnodiging oogt misschien mooier met een logo of een briefhoofd in html, maar hoe meer html de mail bevat, hoe hoger de spam score komt te liggen. Zorg dat er meer tekst voorkomt in de mail dan afbeeldingen. Een mail met veel afbeeldingen wordt gezien als spam.
• Wees terughoudend met een overdadig gebruik van html. De mail oogt uiteraard mooier met een logo of een briefhoofd in html, maar hoe meer html de mail bevat, hoe hoger de spam score komt te liggen.
• Teveel uitgaande URL’s in je mail zijn niet goed voor je spam score.