Hoe heb jij de beveiliging van de data in de ledenadministratie geregeld?

Heb jij een SAAS oplossing of een online ledenadministratie of CRM systeem voor je vereniging en stichting of een ledenadministratie voor jouw vereniging in de Cloud? En hoe zit het dan met de beveiliging van de data die je in de cloud hebt staan? Onderstaand artikel geeft je een antwoord op deze vraag. 

Veel verenigingen en stichtingen werken nog met Excel lijsten voor het voeren van hun ledenadministratie of hun donateurs administratie. Dat is voor de vastlegging van basale gegevens als naam, adres en woonplaats een prima oplossing. Toch ervaren veel bestuurders van verenigingen dat ze in de huidige tijd meer uit hun ledenadministratie moeten kunnen halen. En dat kan tegenwoordig ook. Daarnaast heeft Excel sheet ook een beperking. Omdat het vaak bij één persoon op de pc of laptop staat, vaak is dat bij de penningmeester of de secretaris. Die mailt dan kopieën van de ledenlijst naar zijn of haar medebestuurders. Op die manier ontstaan meerdere versies van één ledenbestand van een vereniging of stichting. 

Kortom: 

• er is behoefte om meer 'waarde' te halen uit het ledenbestand; 
• het rondmailen van ledenlijsten van een vereniging is niet wenselijk. 

In veel gevallen komt je uit op een online ledenadministratie. Dit wordt ook wel een Cloud oplossing voor de ledenadministratie genoemd. Of een SAAS oplossing (Software As A Service) voor leden administraties voor vereniging of stichting. Ook de term CRM systeem voor vereniging of stichting wordt gehanteerd. Hoe we het ook noemen, het gaat erom dat er gebruik wordt gemaakt van een softwareprogramma dat via internet wordt aangeboden. Je gaat naar een webpagina (url) en daar kan je inloggen op je eigen ledenadministratie. 

Het grote voordeel is dat je met deze cloud oplossing voor de ledenadministratie met meerdere gebruikers in dezelfde administratie werkt. Het rondmailen is dus voorbij. En de kwaliteit van de ledenlijsten van je vereniging of stichting zal zeker omhoog gaan. 

En de data dan? Waar worden die opgeslagen? Leuk hoor die 'cloud', maar ik wil toch wel grip houden. 
Dat is absoluut een punt. Je wilt niet dat je data door een cloud leverancier zelf worden gebruikt. Je wilt niet dat de leverancier door je ledenlijst gaat snuffelen. Kijk goed naar de overeenkomst die je aangaat met een leverancier. Wat staat daar in opgenomen over dit aspect? In de meeste gevallen leveren de leveranciers een dienst aan je organisatie. In dit geval een dienst in de vorm van 'bits en bytes' waarmee jij je ledenadministratie kan voeren. Je zult hierbij zelf eigenaar blijven van de data. Maar nogmaals, bekijk dit in de voorwaarden. 

En hoe heeft Banster dit geregeld voor de gebruikers? Banster biedt puur de software als dienst zodat u uw data kan bewerken. Elke klant krijgt een eigen database-omgeving die los staat van andere klantdatabases. Alle data is opgeslagen in een datacenter in Nederland. In de voorwaarden van Banster hebben wij expliciet opgenomen dat iedereen vanuit Banster geheimhouding betracht m.b.t. de data die wij beheren. Bij Banster worden de persoonsgegevens niet anders bewerkt dan in het kader van de dienstverleningsovereenkomst.

We hopen dat je wat hebt gehad aan dit artikel over de beveiliging van de data in de ledenadministratie. Vragen? Laat het ons weten, we helpen je graag.