Beveiliging van je ledenadministratie

Een ledenadministratie voor mijn vereniging in de Cloud? Kies ik een SAAS-oplossing voor het voeren van de ledenadministratie van mijn vereniging of stichting? En hoe zit het dan met de data die ik in de cloud zet? Onderstaand artikel geeft je een antwoord op deze vraag. 

Veel verenigingen en stichtingen werken nog met Excel lijsten voor het voeren van hun ledenadministratie of hun donateurs administratie. Dat is voor de vastlegging van basale gegevens als naam, adres en woonplaats een prima oplossing. Toch ervaren veel bestuurders van verenigingen dat ze in de huidige tijd meer uit hun ledenadministratie zouden kunnen halen. Daarnaast is een Excel sheet ook beperkt, omdat het vaak bij één persoon op de pc of laptop staat. Vaak is dit bij de penningmeester of de secretaris. Die mailt dan kopieën van de ledenlijst naar zijn of haar medebestuurders. 
Op die manier ontstaan meerdere versies van één ledenbestand van een vereniging of stichting. 

Kortom: 
– er is behoefte om meer 'waarde' te halen uit het ledenbestand; 
– het rondmailen van ledenlijsten van een vereniging is niet wenselijk. 

In veel gevallen komt je uit op een online ledenadministratie. Dit wordt ook wel een Cloud oplossing voor de ledenadministratie genoemd. Of een SAAS oplossing (Software As A Service) voor leden administraties. Hoe we het ook noemen, het gaat erom dat er gebruik wordt gemaakt van een softwareprogramma dat via internet wordt aangeboden. Je gaat naar een webpagina (url) en daar kan je inloggen op je eigen ledenadministratie. 

Het grote voordeel is dat je met deze cloud oplossing voor de ledenadministratie met meerdere gebruikers in dezelfde administratie werkt. Het rondmailen is dus voorbij. En de kwaliteit van de ledenlijsten van je vereniging of stichting zal (waarschijnlijk) omhoog gaan. 

En de data dan? Waar worden die opgeslagen? Leuk hoor die 'cloud', maar ik wil toch wel grip houden. 
 Dat is absoluut een punt. Je wilt niet dat je data door een cloud leverancier zelf worden gebruikt. Je wilt niet dat de leverancier door je ledenlijst gaat snuffelen. Kijk goed naar de overeenkomst die je aangaat met een leverancier. Wat staat daar in opgenomen over dit aspect? 
In de meeste gevallen leveren de leveranciers een dienst aan je organisatie. In dit geval een dienst in de vorm van 'bits en bytes' waarmee jij je ledenadministratie kan voeren. Je zult hierbij zelf eigenaar blijven van de data. Maar nogmaals, bekijk dit in de voorwaarden. 

En hoe heeft Banster dit geregeld voor de gebruikers? Banster biedt puur de software als dienst zodat u uw data kan bewerken. Elke klant krijgt een eigen database-omgeving die los staat van andere klantdatabases. Alle data is opgeslagen in een datacenter in Nederland. 
In de voorwaarden van Banster hebben wij expliciet opgenomen dat iedereen vanuit Banster geheimhouding betracht m.b.t. de data die wij beheren. 
Bij Banster worden de persoonsgegevens niet anders bewerkt dan in het kader van de dienstverleningsovereenkomst.